dskst's diary

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アウトライン駆動プレゼンで作る!プレゼン資料の作り方

皆さんはどのようにプレゼン資料作成しているのだろう。
プレゼン資料作成は、草案からプレゼン資料という形で具体化していく、不確実性を確実にしていくというエンジニアリングかもしれない。

さて、今回の記事はプレゼン資料の魅せ方ではなく、どのように情報を整理してスライドに落としていっているかをまとめるので参考になれば幸いだ。

はじめに

今回作成したプレゼンのテーマは以下の通り。

  • Engineering Manager Meetup のコミュニティでの Engineering Manager の Job description を作成するというプロジェクト成果報告
  • 2回のディスカッションから情報整理は少しだけ進んでいる
  • しかし、プロジェクトは途中で Job description は完成せずに議論がまとまっていない状態

難しいのが議論はまとまっていないので何をコアにして、何をみんなに伝えるべきなのかというところだった。

本来プレゼンは伝えたいことがあり、それを具体化していくが、今回は逆のケース。カオスから何を伝えるべきなのかというところから始まる。

プレゼン資料ができるまで

では、具体的にどうやってまとめていったかを書いていこう。
ざっくりとした流れは下記の通り。

キーワードを洗い出す

今回は、 Job description というテーマだったので、そこからどんなキーワードがあるかを洗い出す。
マインドマップなどを利用して、本質や課題、何と何が関連しているのかを整理する。

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キーワードをマインドマップで洗い出す

わたしの頭の中では、「そもそも Job description ってなんだろう?」というが理解できいなかったようだ。 マインドマップを作りながら、気になる情報を調べてさらにマインドマップを広げていく。

この段階では、プレゼン資料に入れる入れないは考えないで、まずは情報を並べるだけ。

ストーリーを作る

次にプレゼンのストーリーを作る。 大事なのはプレゼンの核を決めることだ。

  • ビジョン
  • どんな行動を引き出したいのか
  • 長期的、短期的のどちらか

これは、澤円さんのプレゼンの作り方を参考にしている。

マイクロソフト伝説マネジャーの 世界№1プレゼン術

マイクロソフト伝説マネジャーの 世界№1プレゼン術

プレゼンの核ができたら、さきほどのキーワードからどんなストーリーを作るかを想像する。 どのようなストーリー展開をすれば最高のプレゼンになるかを考えて構成していく。

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キーワードからストーリを構成していく。時計回りにストーリーが流れている

構成としては、以下のような骨ができた。

  1. Job description とは何なのか
  2. 必要なのか
  3. どうなっていくのか
  4. 実際に作ってみる
  5. 作れなかったけど見えるものがあった

という流れで、「Job description を書くことに興味を持ち EM から Job description の重要性を各社に広げる」という行動を引き出そうと考えた。

この段階でできているのは「目次」と思ってもらって構わない。
尚、当初は「おまえたちの Job description のレシピ」というタイトルにしようと思っていたようだ。しかし、最終的にタイトルは変えている。

アウトラインを作る

もうスライドを作る?まだ早い。 ストーリーができたら次はアウトラインだ。

私は Google Docs でアウトラインを作成している。

さきほどのストーリーに肉付けをしていく。キーワードの説明を補足していくようなイメージに近い。
この段階で、ストーリーの繋がりを確認してく。ストーリーの流れに違和感がでるものは、間に何かを挟んだり順番を変えたりなどする。

実際に作ったアウトラインは以下になる。

docs.google.com

今回足したのは、会場アンケートと私の感情をアウトラインに追加している。
理由は以下の通り。

  • 会場アンケート
    • アイスブレイクと会場の一体感演出のため
    • 2つの質問から会場全員が手を挙げるように設計して人ごとではないようにする
    • 3つ目の質問は意表をついてプレゼンに引き込むため
  • 感情
    • む?むむ?むむむ?というので、難しくて困っていることを伝える
    • 結局 Job description はできていないので、なぜ難しかったのかを論理的以外にもエモーショナルに伝える

スライドを作る

ここまで来てやっとスライドをつくる。
とはいえ、やることの3/4はもう終わっている。アウトラインを元にスライドへ文字を入れていけば完了となる。

この段階では以下に気を配ると良いだろう。

  • スライドでも抑揚を表現する
  • ストーリーを際立たせる画像や絵を入れる
  • ストーリー間の繋ぎが違和感ないか

音読する

さて、スライドができたら音読をしてみよう。してみようというか、音読しなければだめ。

声に出して読むことで、スライドの流れを頭にいれることができ、ストーリーの違和感も見つけることができる。

聞いてくれる人が周りにいたら、ぜひ、その人の前でプレゼンすることを勧める。一人で音読するのと、人に対してプレゼンするはまったく違うフィードバックを受けることができる。

おまけ:発表時間の構成

私は、20分ほどのプレゼンであれば時間を気にせずアウトラインを作ってしまう。

スライドに落としてラフの段階で一度音読をしてみて、時間がどれくらい足りないか、多いかを確認する。

あとは、やることは簡単。
時間が足りなければ話すことを減らして時間を短くし、
時間が多ければ話すことを増やして時間を長くする。

数回やったらスライドと時間間隔が染み込むので、あとはプレゼン中に適宜調整してタイムコントロールすればいい。
そのためには、スライドにはあまり情報を書きすぎないというがコツになる。

できあがり

こうして、でき上がったのが下記スライドとなる。 アウトラインにもない部分が何箇所かあるが、前述したとおりストーリー構成上差し込んだものだ。

以上、スライドを作る流れをまとめてみた。
このような整理方法を勝手にアウトライン駆動プレゼンと呼ばせてもらう。

このやり方がなぜいいのかと言うと、

  • プレゼンの核から考える
  • アウトライン作成途中でストーリー変更が容易
  • スライドのお化粧ではなく中身にフォーカスできる

といったところだろう。

皆さんもアウトライン駆動プレゼンをしてみてはいかがだろうか。